Comment faire un devis de wedding planner
Le modèle fait le calcul ; ce qui fait signer, c'est ce que vous écrivez dedans.
Complète, partielle ou jour J : le couple doit savoir ce qu'il achète
Quand un couple compare deux wedding planners, il compare d'abord des formules. Si votre devis dit seulement « accompagnement mariage », il ne sait pas ce qu'il achète. Et vous non plus, le jour où il vous demande de lui trouver un photographe à quelques semaines de la date alors que vous pensiez n'être là que le jour J. Écrivez le nom de la formule tout en haut, puis une phrase qui dit où commence votre travail et où il s'arrête.
En organisation complète, vous partez d'une page blanche : recherche du lieu, choix des prestataires, budget, déroulé de la journée. En organisation partielle, listez poste par poste ce que les mariés ont déjà réservé et ce que vous reprenez, sinon chacun gardera sa version en tête. Pour la coordination du jour J, précisez à partir de quand vous récupérez le dossier, ce que les mariés doivent vous transmettre (contrats, contacts des prestataires, planning) et si vous rappelez chaque prestataire avant la date pour caler les horaires.
Forfait ou part du budget : la règle de calcul, écrite avant le solde
Le forfait se lit tout seul : un montant pour une mission décrite, et le couple sait où il va. La rémunération en part du budget demande plus de soin, parce que le budget bouge pendant des mois. Si le devis ne dit pas sur quoi porte le calcul, la discussion arrive au moment du solde, c'est-à-dire au pire moment.
Écrivez quels postes entrent dans la base (lieu, traiteur, décoration, musique…) et lesquels en sortent : la robe, les alliances ou le voyage de noces sont des sources classiques de malentendu. Indiquez le budget estimé sur lequel vous calculez les premiers versements, la date à laquelle le montant définitif sera arrêté et, si vous en avez un, le minimum de rémunération en dessous duquel vous ne descendez pas. Si un prestataire vous verse une commission quand vous lui amenez un couple, dites-le aussi : les mariés finissent presque toujours par l'apprendre. Pour fixer le niveau de vos prix, voyez comment se construit le tarif d'un wedding planner.
Rendez-vous, rétroplanning, jour J : ce que « compris » veut dire
Les tensions avec un couple naissent rarement sur le prix, beaucoup plus souvent sur ce qui était « compris ». Détaillez chaque étape au lieu de tout ranger sous une seule ligne.
- La recherche des prestataires : combien de propositions par poste, et si vous accompagnez les mariés aux rendez-vous et aux dégustations.
- Les rendez-vous avec le couple : leur nombre, en visio ou en personne, et le prix d'un rendez-vous de plus.
- Le rétroplanning : quand vous le remettez et à quel rythme vous le mettez à jour (vous pouvez reprendre cette méthode de rétroplanning).
- Le jour J : votre heure d'arrivée, votre heure de départ, la présence d'un assistant, l'installation de la décoration si elle vous revient.
Restent les déplacements. Un mariage à l'autre bout de la région, ce sont des visites de lieux, des rendez-vous chez les prestataires, parfois une nuit d'hôtel la veille. Dites ce qui est inclus, ce qui est facturé en plus et sur quelle base (voir comment facturer ses frais de déplacement). Pensez aussi à votre repas et à celui de votre équipe le soir du mariage : c'est aux mariés de le demander au traiteur, encore faut-il qu'ils le sachent.
Qui paie le traiteur : les mariés, ou vous pour leur compte ?
C'est la question que beaucoup de devis oublient. Le plus simple : les mariés signent et règlent chaque prestataire eux-mêmes. Votre devis ne porte alors que sur vos honoraires, et il faut l'écrire en toutes lettres, par exemple « les prestations des fournisseurs sont réglées directement par les mariés et ne sont pas comprises dans ce devis ». Le couple sait ce qu'il vous doit, et personne ne confond votre total avec le budget du mariage.
Certains couples préfèrent tout vous confier, paiements compris. Si vous réglez des prestataires pour eux, séparez nettement vos honoraires des sommes que vous avancez, gardez chaque facture et indiquez quand les mariés vous versent les fonds. Si c'est vous qui signez le contrat du traiteur, c'est vers vous qu'il se tournera le jour où un virement manque. Côté comptable et fiscal, ce montage n'est pas anodin : la façon dont ces sommes comptent dans votre chiffre d'affaires et, le cas échéant, dans votre TVA dépend de la manière dont tout est organisé. Faites-le valider par votre comptable avant de l'écrire dans un devis.
Un échéancier qui avance au rythme des préparatifs
Une organisation complète s'étale sur de longs mois, et vous travaillez dès le premier : recherche du lieu, premières visites, premiers devis de prestataires. Un seul paiement à la fin vous fait porter tout ce temps. Prévoyez un premier versement à la signature, appelé « acompte » si c'en est un, puis des échéances rattachées à des dates ou à des étapes que le couple peut constater : lieu et traiteur réservés, rétroplanning final remis, solde avant ou juste après le mariage.
Avec une rémunération en part du budget, annoncez que la dernière échéance sera recalculée sur le budget réel, avec le détail du calcul. Et écrivez ce qui se passe si le mariage est reporté ou annulé, en vous aidant de ces clauses de protection.
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