Comment faire un devis de traiteur
Le modèle fait le calcul ; ce qui fait signer, c'est ce que vous écrivez dedans.
Un prix par personne, mais une ligne par poste
Un client qui demande un devis de traiteur pense d'abord « combien par personne ». C'est normal, c'est comme ça qu'il compare. Le piège, c'est de lui donner un seul prix par personne qui avale tout : le repas, les serveurs, la vaisselle, le déplacement. Le jour où il pose votre devis à côté d'un autre qui ne compte que l'assiette, vous passez pour le plus cher alors que vous en faites plus.
Gardez le prix par personne pour ce qui se mange et se boit, et sortez le reste sur des lignes à part. Le vin d'honneur, le menu adulte, le menu enfant et le forfait boissons ont chacun leur prix unitaire et leur nombre de convives. Le personnel de service et la location de vaisselle viennent ensuite, sur leurs propres lignes. Le client voit d'un coup d'œil ce qu'il paie. Pour fixer ce prix par personne sans vous sous-payer, le guide sur les tarifs d'un traiteur événementiel peut vous aider.
Le nombre de convives bouge : fixez la date du chiffre définitif
Au moment du devis, personne ne connaît le nombre exact d'invités. Les réponses arrivent au compte-gouttes, un cousin se désiste, un collègue s'ajoute. Si votre devis ne dit rien, vous découvrez le vrai chiffre la veille, alors que vos produits sont commandés et vos serveurs réservés.
Écrivez noir sur blanc que le devis repose sur un nombre estimé de convives, et donnez une date limite à laquelle le client vous communique le nombre définitif. Ajoutez ce qui se passe ensuite : le nombre annoncé à cette date est celui que vous facturez, même si quelques invités manquent le jour venu. Prévoyez aussi l'inverse : jusqu'à quand vous acceptez des couverts en plus, et à quel prix. Si vous travaillez avec un minimum de convives, mettez-le dans le devis plutôt que de le dire au téléphone.
Quand le chiffre définitif tombe, refaites le devis avec les bonnes quantités et faites-le signer de nouveau : c'est ce document qui servira de base à la facture. Le modèle ci-dessus, offert gratuitement par Noxio, vous permet de sortir cette nouvelle version en PDF. Pour un traiteur qui enchaîne les réceptions, l'abonnement Noxio Pro (14,90 € par mois, 15 jours d'essai sans carte bancaire) permet ensuite d'envoyer le devis par e-mail, de le faire signer en ligne et de le convertir en facture.
Service, vaisselle, nappage : dites ce qui est compris
La plupart des désaccords avec un client de traiteur ne portent pas sur le menu, mais sur ce qui l'entoure. Il pensait que les nappes étaient fournies, vous pensiez qu'il passait par le loueur de la salle. Il croyait que les serveurs restaient jusqu'au bout de la soirée, votre équipe part après le dessert. Pour chaque poste, mettez une ligne chiffrée ou la mention « non compris », jamais un silence :
- Le service : nombre de serveurs et de cuisiniers sur place, heure d'arrivée, heure de fin, prix d'une heure en plus si la soirée déborde.
- La vaisselle et la verrerie : fournies par vous ou louées, et ce que vous facturez pour une pièce cassée ou manquante.
- Le nappage : nappes, serviettes en tissu, habillage des buffets et des mange-debout.
- Les boissons : forfait, consommation réelle, ou vin fourni par le client avec un droit de bouchon.
- Le déplacement : trajet de l'équipe et du camion, avec la règle de calcul. L'article sur la facturation des frais de déplacement vous aide à choisir une règle claire.
- La fin de soirée : rangement, plonge, reprise des déchets, découpe et service du gâteau apporté par un pâtissier.
Dégustation, enfants, régimes : réglez-les avant la signature
La dégustation, d'abord. Dites sur le devis si elle est offerte, payante, ou payante puis déduite si le client signe, et pour combien de personnes. Sans cette précision, vous attendez les deux mariés et vous voyez arriver toute la belle-famille.
Les menus enfants ensuite. Indiquez jusqu'à quel âge un invité compte comme enfant, ce que contient son assiette et s'il mange en même temps que les adultes.
Enfin, les régimes particuliers. Végétariens, sans gluten, allergies : demandez la liste en même temps que le nombre définitif, avec la table de chaque invité concerné, pour que la bonne assiette arrive à la bonne place. Écrivez sur le devis si ces assiettes sont au même prix que le menu ou facturées à part. Un plat de remplacement improvisé en cuisine le soir même coûte plus cher qu'un plat prévu.
Acompte, TVA et produits de saison : les lignes qui vous protègent
Un traiteur avance de l'argent bien avant la réception : produits, location, personnel. Demandez un versement à la signature, nommez-le « acompte » sur le devis avec son montant et sa date, puis indiquez quand tombe le solde. L'article sur l'acompte et son cadre juridique vous aide à fixer ces étapes.
Côté TVA, un devis de traiteur mélange des choses très différentes : des plats, des boissons, du personnel, de la location. Selon ce que vous vendez et la façon dont c'est servi, chaque ligne peut avoir son propre taux. Ne recopiez pas celui d'un confrère : faites valider vos taux par votre expert-comptable.
Pour une réception signée longtemps à l'avance, pensez aux saisons. Si votre menu repose sur un produit qui ne sera peut-être pas disponible le jour venu, écrivez qu'il pourra être remplacé par un produit équivalent. Et choisissez une durée de validité qui colle à votre visibilité sur les prix de vos fournisseurs, puisqu'elle est libre.