Comment faire un devis d'animateur
Le modèle fait le calcul ; ce qui fait signer, c'est ce que vous écrivez dedans.
Une ligne par animation, avec sa durée réelle
Le devis qui pose problème, c'est celui qui tient en une ligne : « animation anniversaire, tout l'après-midi ». Les parents lisent des jeux sans arrêt. Vous, vous aviez prévu un petit spectacle, une chasse au trésor, puis une pause pour le gâteau et les cadeaux. Personne n'a tort, mais personne n'a lu la même chose.
Écrivez chaque animation sur sa propre ligne : son nom, ce qui s'y passe concrètement, sa durée et le public visé. Une ligne comme « chasse au trésor dans le jardin, pour les enfants », avec sa durée à côté, se discute bien plus facilement qu'un forfait global.
Indiquez aussi ce qui n'est pas de l'animation. Le goûter, les discours ou le repas d'un mariage prennent du temps sur le créneau : dites s'ils sont compris dans votre présence ou s'ils la décalent. Et prévoyez la ligne que tout le monde finit par demander, l'heure supplémentaire avec son prix, pour que la rallonge décidée à la dernière minute ne se négocie pas au milieu de la fête. Pour fixer ce prix, voyez l'article sur le tarif juste d'un animateur.
Enfants ou adultes, et combien : le public change tout le devis
Un même jeu ne se mène pas de la même façon devant des petits de maternelle, des préados ou des collègues à une soirée d'entreprise. Notez sur le devis le type de public et, pour des enfants, la tranche d'âge. C'est elle qui décide du programme, du matériel et du ton.
Écrivez ensuite le nombre de participants prévu. Il fixe le nombre de lots, de costumes, de postes de jeu, parfois la présence d'un second animateur. La scène classique : les parents annoncent un groupe, et le jour même arrivent les frères, les sœurs et les cousins. Prévoyez noir sur blanc ce qui se passe si le nombre augmente (renfort, supplément ou plafond) et s'il baisse (le prix reste le même ou non).
Pour une fête d'entreprise ou un mariage, le nombre d'invités se confirme souvent tard. Fixez une date jusqu'à laquelle le client peut ajuster ce chiffre, et précisez qu'après cette date, c'est le nombre écrit qui sert de base au prix.
Matériel, électricité, place et plan pluie : tout écrire avant
Listez ce que vous apportez : sono et micro, jeux en bois, structure gonflable, déguisements, matériel de maquillage. Puis ce que vous attendez du client : une prise électrique près de votre emplacement, un espace dégagé dont vous donnez les dimensions, des tables, un accès pour décharger le véhicule. Une structure gonflable sans prise à portée ou un quiz sans table pour les équipes, c'est du temps perdu à chercher une rallonge.
Écrivez si l'animation a lieu en intérieur ou en extérieur. Si c'est dehors, le devis doit dire où l'on se replie en cas de pluie (salle, préau, garage, barnum), qui fournit ce lieu, qui décide du repli et à quel moment. S'il n'existe aucun abri, dites ce que vous faites : programme adapté, report à une autre date ou prestation maintenue telle quelle. Pour un mariage, voyez aussi le plan B en cas de pluie ou de canicule.
Horaires, déplacement, acompte : votre présence n'est pas le jeu
Distinguez sur le devis l'heure de votre arrivée pour l'installation, l'heure du début de l'animation et celle de la fin. Ajoutez le temps de rangement si le lieu doit être libéré. Au mariage, le repas qui traîne décale tout : précisez si l'heure de fin reste fixe ou si votre animation se reporte d'autant, en heure supplémentaire.
Pour le déplacement, notez l'adresse exacte du lieu, pas seulement la ville : une salle des fêtes ou un domaine en pleine campagne peut changer la distance. Dites si les frais sont un forfait, comptés au kilomètre ou compris dans le prix, et si un parking ou un péage s'ajoute (voir comment facturer ses frais de déplacement).
Reste l'acompte. Un samedi réservé chez vous, c'est un samedi refusé à quelqu'un d'autre. Face à un particulier, une somme versée d'avance sans autre précision vaut arrhes : il peut renoncer en les perdant, et vous en les rendant au double. Si c'est un acompte, écrivez le mot « acompte », avec la date à laquelle le solde est dû.
Les malentendus qui reviennent après une animation
La plupart des désaccords viennent d'une chose que le client a supposée et que le devis ne disait pas :
- La musique : un animateur n'est pas forcément DJ. Dites si la sono sert seulement aux jeux ou si vous assurez aussi l'ambiance musicale, et jusqu'à quelle heure.
- Les lots et les cadeaux : compris ou à la charge du client ? Sans mention, les parents pensent souvent qu'ils sont inclus.
- La surveillance des enfants : vous animez, vous ne gardez pas. Écrivez qu'un adulte de la famille reste présent pendant toute l'animation.
- Le maquillage ou les sculptures de ballons : précisez combien d'enfants vous pouvez servir dans le temps prévu, pour que personne ne reste dans la file à la fin.
- Le ton des jeux : pour une soirée d'adultes, dites si l'humour peut être osé ou s'il reste tout public, surtout avec les grands-parents dans la salle.
Pour relire ces points du côté du client, voyez comment les mariés choisissent leur animateur.
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