Noxio pour traiteur événementiel : commandes et planning

Le traiteur événementiel cumule trois contraintes que peu de logiciels métier prennent en compte simultanément : une saisonnalité forte (mai à septembre concentre la majorité du chiffre d'affaires), une part importante de B2B (entreprises pour leurs séminaires, lancements, soirées de fin d'année) avec ses obligations PDP, et un matériel volumineux à gérer (mange-debouts, vaisselle, structures, matériel chaud) qui se réserve par jour et se transporte.

Noxio est une plateforme conçue pour les prestataires événementiels et adresse ces trois axes dans une seule interface : commandes, planning, équipe sur place, facturation conforme. Voici comment l'utiliser.

Tableau de bord et calendrier saisonnier

• Prochaine prestation avec date, heure de service, client, lieu de réalisation
• Calendrier mensuel qui rend visible la saturation du week-end (utile pour décider de prendre ou non une nouvelle commande un samedi de juin)
• Liste des prestations à venir triée par date, possibilité d'épingler une commande prioritaire avec l'icône drapeau
• KPIs financiers sur Pro et Agency : CA mensuel et annuel, bénéfice (CA moins commissions équipe moins charges), TVA collectée si assujetti

Stock matériel volumineux

Le module Stock liste l'inventaire physique avec sa quantité disponible. Pour un traiteur, c'est l'arme contre les doubles réservations un samedi de mariages.

Le calendrier de dispo stock affiche par jour la quantité réservée et la dispo restante. Un samedi de juin avec quatre mariages sur le même créneau, c'est l'outil qui vous dit si vous avez encore les 200 flûtes nécessaires ou non.

Pour les consommables (vaisselle jetable haut de gamme, serviettes, gel hydroalcoolique, gaz pour brûleurs, papier alu, film étirable), passez par l'onglet Charges plutôt que par le stock. Cet onglet sert aussi pour les charges récurrentes (loyer du laboratoire, abonnement chambre froide, assurance, véhicule frigorifique) et les charges événement (denrées achetées spécifiquement pour la commande, location ponctuelle d'un équipement, déplacement).

Formules traiteur événementiel

Un type de prestation Noxio contient le prix de base HT, les options pré-cochées, le matériel par défaut et la chronologie type. Trois formules courantes :

Cocktail dinatoire 50 personnes

• Prix de base HT : prix par personne x nombre estimé, ou forfait selon votre tarification
• Options : pièces salées supplémentaires, pièces sucrées, plateau fromages affinés, animation culinaire (plancha, tartare minute), bar à cocktails, service champagne
• Matériel par défaut : 12 mange-debouts, 100 verres mixtes, plateaux service, vaisselle jetable haut de gamme ou réutilisable
• Chronologie type : livraison, mise en place, accueil invités, service cocktail, débarrassage, départ

Buffet 100 personnes

• Options : vin et champagne, animations culinaires, service à table en supplément, équipe renforcée
• Matériel par défaut : 4 tables buffet, chafing dishes, vaisselle complète pour 100, plateaux argent
• Chronologie type : livraison, dressage buffet, ouverture, service, débarrassage

Plateau-repas livré

Formule B2B la plus simple : livraison de plateaux pour réunions ou séminaires. Prix par plateau, options (boisson supplémentaire, dessert premium), matériel léger. C'est la formule où la conformité B2B prend toute son importance.

Conformité B2B et PDP obligatoire

Depuis 2024, toute facture émise à un client professionnel doit transiter par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée. Noxio prend cette contrainte en compte nativement :

• Vous saisissez le client en type Professionnel (champs obligatoires : nom entreprise, SIRET, adresse)
• Noxio bloque la création directe d'une facture pour ce client et redirige vers un devis
• Vous envoyez le devis au client et le faites signer numériquement (signature horodatée)
• Une fois le devis accepté, vous facturez via votre PDP en vous appuyant sur les éléments du devis (lignes, montants, TVA, mentions légales)

Cette logique évite l'émission d'une facture B2B non conforme. Pour les clients Particuliers (mariages, anniversaires familiaux), la facturation directe reste possible.

Devis et conversion en facture

Depuis la fiche événement, le bouton Enregistrer et créer un devis génère un devis pré-rempli :

1. Numéro automatique D-2026-00001 (séquence sans trous obligatoire)
2. Lignes : prix de base + options choisies, taux TVA correct ligne par ligne
3. Acompte demandé saisi librement, reste dû calculé automatiquement et affiché sur le PDF
4. Catégorie d'opération (services, livraisons, mixte) — un cocktail mêle prestation de services et livraison de denrées, mention auto en mixte
5. Adresse de réalisation (décret 2022-1299) si différente du siège du client
6. Mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous êtes en franchise

Pour un client particulier, vous convertissez le devis signé en facture en un clic : nouveau numéro F-2026-00001, lignes copiées, lien événement préservé, pas de double comptage dans le CA. Pour un client pro, vous transmettez les éléments du devis à votre PDP.

Équipe : serveurs, chefs sur place

Le module Équipe gère les collaborateurs récurrents et ponctuels. Sur Pro, jusqu'à 5 membres ; sur Agency, illimités.

• Chef de cuisine assigné à l'événement avec un rôle de mission et un taux de commission
• Serveurs ponctuels recrutés à la mission : un compte chacun, taux de commission ajustable par événement
• Maître d'hôtel ou chef de rang avec rôle dédié
• Chaque membre voit dans son tableau de bord Membre les événements qui lui sont assignés, le questionnaire client (chronologie de service, contraintes du lieu), les documents et les contacts

Pour un traiteur qui mobilise une équipe différente chaque samedi, l'accès Membre évite les briefings téléphoniques répétés : tout est dans la fiche événement, accessible dès l'assignation.

Tarifs Noxio adaptés au volume traiteur

En haute saison, un traiteur dépasse facilement les 10 événements actifs du plan Pro — Agency devient incontournable dès qu'il y a plusieurs commandes par week-end. Code BIENVENUE : −20 % à vie sur Pro et Agency, réservé aux 100 premiers inscrits.

Erreurs à éviter

• Tenter de facturer une entreprise en direct : Noxio bloque et redirige vers un devis (PDP obligatoire depuis 2024). Ce n'est pas un bug, c'est une protection.
• Ne pas séparer matériel et option : le matériel est ce que vous mobilisez physiquement, l'option est ce que le client paie. Le mange-debout est du matériel, le service champagne est une option.
• Supprimer un article de stock revendu ou cassé : vous perdez l'historique des événements qui l'ont utilisé. Passez la quantité à 0.
• Annuler une facture par suppression : impossible (loi française). Vous passez la facture en Annulé et Noxio fait apparaître un bouton de création d'avoir avec un nouveau numéro A-2026-00001.
• Oublier l'adresse de réalisation sur un cocktail livré : elle apparaît sur la facture si différente du siège du client (décret 2022-1299). Champ disponible sur le formulaire devis et facture.

FAQ traiteur événementiel

Comment gérer un cocktail livré chez un client à 200 km ?

Vous saisissez l'adresse de réalisation sur l'événement, elle apparaît sur la facture. La charge déplacement (péages, carburant, location véhicule frigorifique ponctuelle) se logue dans l'onglet Charges en charge événement, intégrée au calcul du bénéfice.

Mes serveurs ponctuels peuvent-ils accéder à plusieurs événements ?

Oui. Chaque membre voit tous les événements qui lui sont assignés. Le rôle et le taux de commission sont ajustables par mission, donc un même serveur peut être chef de rang à 12 % sur un mariage haut de gamme et serveur classique à 8 % sur un cocktail entreprise.

Le client peut-il signer le devis et payer l'acompte au même endroit ?

L'espace client gère la signature numérique horodatée du devis. Le paiement de l'acompte se fait par virement (votre IBAN apparaît sur le PDF) — le suivi du paiement reste manuel.

Est-ce que Noxio gère les déclarations sociales pour mes serveurs ponctuels ?

Non. Noxio gère les commissions internes équipe et l'historique des missions. Les déclarations sociales (DPAE, fiches de paie) restent de la responsabilité de votre comptable ou prestataire dédié.

En résumé

Pour un traiteur événementiel, Noxio centralise commandes, planning saisonnier, équipe serveurs et chefs, stock matériel volumineux et facturation conforme. Les formules pré-paramétrées chargent matériel et options en un clic, le calendrier de dispo stock évite les doubles réservations un samedi de mariages, le blocage automatique de la facturation directe B2B protège votre conformité PDP, et le suivi financier inclut commissions équipe et charges événement. C'est l'outil métier qui tient la route en haute saison.

Pour aller plus loin

• Combien facturer un traiteur événementiel : guide de tarification
• Comment rédiger un devis traiteur qui convertit
• Facture conforme pour prestataire événementiel avec Noxio
• Planning événementiel : visualiser sa saison sur Noxio