Un prestataire événementiel ne peut pas se contenter d'un calendrier mural. La saison se joue sur trois calques superposés : les événements, le matériel, l'équipe. Si vous oubliez un calque, vous double-bookez un boîtier, vous envoyez deux fois le même technicien, ou vous validez une option sur une date où vous étiez déjà indisponible.
Cet article détaille comment Noxio articule, en 2026, le tableau de bord, le calendrier mensuel global, les statuts d'événement, le calendrier de dispo stock et les événements Indispo pour qu'une saison de mariages, séminaires ou prestations live se déroule sans accrocs.
Pourquoi le calendrier matériel + équipe est crucial
Confirmer une prestation sans avoir vérifié la dispo stock, c'est promettre un service qu'on ne pourra pas livrer. Pour un photographe, cela peut vouloir dire deux mariages le même samedi avec un seul boîtier de secours. Pour un sonorisateur, deux concerts pour une seule console.
Le planning prestataire événementiel doit donc fusionner trois flux : les événements eux-mêmes, le matériel réservé jour par jour, les périodes où vous (ou un membre) êtes indisponibles.
Le tableau de bord : le quotidien
Chaque connexion ouvre sur le tableau de bord. Il met en avant :
- la prochaine prestation avec date, heure, client, lieu ;
- la liste des prestations à venir, triées par date ;
- la possibilité d'épingler une prestation en haut (icône drapeau) ;
- les KPIs financiers du mois et de l'année (Pro/Agency).
L'épingle est utile pour la prestation que vous voulez garder en tête : un déplacement à l'étranger, un mariage avec contraintes inhabituelles, un événement entreprise qui demande un repérage anticipé.
Le calendrier mensuel global
Sous le tableau de bord, un calendrier mensuel affiche tous les événements et toutes les indispos. Vous voyez d'un coup d'œil les semaines pleines, les samedis encore libres, les périodes à risque (un mariage le vendredi soir suivi d'un autre le samedi midi).
Cliquer sur une date libre ouvre la création d'un événement à cette date. Le calendrier devient un point d'entrée à part entière, en plus de la sidebar Événements et de la fiche client.
Les quatre statuts d'événement et leur impact CA
Le statut d'un événement n'est pas décoratif : il pilote le calcul du chiffre d'affaires et du prévisionnel.
| Statut | Quand l'utiliser | Impact CA |
|---|---|---|
| Option | Pré-réservation, en attente de validation client | Non compté |
| Confirmé | Devis signé ou accord ferme | CA prévisionnel |
| Réalisé | Prestation effectuée | CA réalisé |
| Annulé | Annulation par client ou prestataire | Retiré du CA |
Une option laissée trop longtemps en option fausse votre lecture du planning : la date est bloquée pour vous, mais vous oubliez qu'elle n'est pas encore confirmée.
Statut événement vs statut facture
Les deux statuts sont indépendants. Vous pouvez avoir un événement Réalisé avec une facture encore en Brouillon. C'est utile : la prestation s'est bien déroulée, mais vous n'avez pas encore finalisé la facturation. Le CA réalisé est compté dès que l'événement passe en Réalisé, indépendamment de la facture.
Le calendrier de dispo stock
Dans Mon Entreprise → Matériel → Calendrier stock, Noxio affiche pour chaque article du parc :
- la quantité totale en inventaire ;
- la quantité réservée par jour (sur les événements à venir) ;
- la quantité restante disponible.
C'est essentiel quand vous gérez plusieurs configurations : une console son, deux paires d'enceintes, trois micros HF, deux machines à fumée. Si vous avez deux événements le même jour, le calendrier vous dit immédiatement combien de micros HF il vous reste réellement.
Affectation par défaut ou manuelle
Le matériel peut être attaché par défaut à un type de prestation (par exemple : la formule « Mariage premium » embarque automatiquement 2 enceintes, 4 micros HF, 1 console). Lors de la création d'un événement de ce type, le matériel se pré-affecte. Vous pouvez ensuite ajuster ligne par ligne.
Suppression d'article
Si vous supprimez un article affecté à des événements, Noxio retire le lien — mais la recommandation est de passer la quantité à 0 pour préserver l'historique de ce qui était prévu.
L'événement Indispo
Un événement Indispo n'est pas une prestation client. C'est un événement personnel ou pro qui vous bloque : vacances, formation, mariage de votre frère, jour férié non travaillé, opération chirurgicale.
Sur le calendrier, la date apparaît grisée. Et — point crucial — l'Indispo bloque aussi le matériel et l'équipe sur la période. Personne ne peut accidentellement réserver un boîtier que vous emportez en vacances.
Équipe assignée par mission
Sur la fiche événement, une section Équipe permet d'ajouter des membres avec un rôle de mission spécifique :
- second photographe ;
- assistant vidéo ;
- technicien lumière ;
- serveur ;
- animateur ;
- régisseur.
Chaque assignation a un taux de commission ajustable mission par mission (le taux par défaut du membre s'applique sinon). Le membre voit alors la fiche événement, le questionnaire client, les documents partagés, les contacts client dans son tableau de bord Membre.
Le calcul du CA en pratique
Noxio calcule le chiffre d'affaires sur une période donnée comme suit :
- Événements Confirmés ou Réalisés sur la période (prix saisi sur la fiche).
- + factures hors événement marquées « Inclure dans les stats » (statut autre que Brouillon/Annulé).
- + devis validés hors événement (Accepté/Signé/Payé) marqués « Inclure » et non encore convertis en facture.
Pas de double comptage : un devis converti en facture cesse d'être compté en tant que devis, c'est la facture qui prend le relais.
Erreurs à éviter
- Laisser une Option traîner trois mois sans relancer le client : la date reste visible mais n'apparaît pas dans le CA prévisionnel.
- Passer un événement en Réalisé avant la prestation pour « avancer » : le CA réalisé devient faux.
- Oublier de poser une Indispo avant un déplacement : un membre risque d'être assigné sur cette date.
- Supprimer un article de stock pour le remplacer : passez plutôt la quantité à 0, sinon vous perdez la traçabilité des événements passés.
- Confondre statut événement et statut facture : une facture en brouillon ne retire rien au CA réalisé d'un événement passé en Réalisé.
FAQ
Puis-je voir le planning d'un seul membre ?
Le membre, dans son tableau de bord Membre, voit ses propres événements assignés. Le prestataire principal voit le calendrier global de l'organisation.
Le matériel réservé sur un événement Annulé est-il libéré ?
Lorsque le statut passe à Annulé, l'événement est retiré du CA. Le matériel n'est plus comptabilisé sur la dispo de la date.
Combien d'événements puis-je gérer ?
Starter : 1 événement actif. Pro : 10 événements actifs. Agency : illimités.
Le calendrier mensuel affiche-t-il les Indispos ?
Oui. Les Indispos apparaissent grisées, distinctes des prestations clients. Elles bloquent matériel et équipe.
Puis-je épingler plusieurs prestations à venir ?
Oui, plusieurs prestations peuvent être épinglées en haut du tableau de bord via l'icône drapeau.
En résumé
Une saison événementielle 2026 ne se gère pas avec un seul calendrier : il en faut trois superposés (événements, matériel, équipe), reliés par des statuts cohérents et un système d'Indispo qui protège vraiment la date. Noxio assemble ces couches dans un tableau de bord et un calendrier mensuel uniques, pour que la dispo réelle reste toujours lisible.
Pour aller plus loin
- Comment gérer 50 mariages par saison sans burn-out
- Comment gérer son planning en tant que traiteur événementiel
- Noxio CRM prestataire événementiel : centraliser ses clients
- Gestion d'équipe événementielle : agence multi-prestataires Noxio
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