Premier mois sur Noxio : guide pour prestataire événementiel

Adopter un nouvel outil métier, ce n'est pas l'installer en une soirée. C'est étaler la prise en main pour ne pas configurer à l'aveugle, garder du temps pour tester, et migrer en douceur sans bloquer l'activité courante. Ce guide propose un plan en quatre semaines pour un prestataire événementiel — DJ, photographe, vidéaste, traiteur, wedding planner, loueur de matériel — qui démarre sur Noxio.

L'idée n'est pas de tout configurer en un jour, mais de poser des fondations propres : entreprise, stock, types de prestations, premiers clients. À la fin du mois, vous émettez votre premier devis sans bricolage, et la suite se déroule dans la même logique.

À quoi s'attendre semaine par semaine

Voici la trame. Chaque semaine se concentre sur un objectif clair, sans chevauchement. On commence par les fondations légales (entreprise), on monte ensuite vers le métier (matériel, prestations) et on termine par les flux opérationnels (clients, événements, devis).

Semaine 1 : configurer Mon Entreprise

C'est le socle. Sans cette étape, le 1er PDF de devis ou de facture sera incomplet. À couvrir :

• Identité légale : nom commercial, adresse, ville, code postal, SIRET (14 chiffres) ou SIREN. Indispensable pour la conformité.
• IBAN : affiché sur les factures pour règlement par virement.
• Téléphone, email pro, site web : repris sur les documents et dans les emails transactionnels.
• Régime TVA : Assujetti (taux par ligne 20 / 10 / 5,5 %) ou Franchise en base (mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » ajoutée auto sur les PDF).
• Sur Agency : logo (PNG transparent ou SVG, 5 Mo max), favicon PNG carré 32×32 ou 64×64, couleur de marque hexadécimale, et choix d'un template PDF parmi 10 styles. Comportement du logo en mode sombre : inversion auto, identique ou logo dédié.
• Templates email (plan Pro/Agency) : sujet et corps avec variables {{ client_name }}, {{ document_number }}, {{ amount }}. Préparez au minimum un template d'envoi de devis et un template d'envoi de facture.
• Presets de relances (plan Pro/Agency) : créez au moins une séquence type, par exemple Standard facture avec relances J-3, J+7 et J+15.

Astuce : ne cherchez pas la perfection. Un premier passage suffit. Vous reviendrez ajuster les templates emails après avoir vu un PDF généré pour de vrai.

Semaine 2 : saisir le stock matériel

Le stock matériel sert à deux choses : pré-affecter automatiquement du matériel sur un type de prestation, et afficher un calendrier de disponibilité par jour pour ne pas engager deux fois le même équipement.

• Granularité fine : ne saisissez pas « lot sono » mais chaque article séparément (table de mixage, enceintes principales, retours, micros…). Plus la granularité est fine, plus le calendrier de dispo est utile.
• Quantité disponible : indiquez le stock réel (ex. 4 enceintes, 2 boîtiers, 6 tentes). Le calendrier déduit automatiquement les engagements en cours.
• Exclure les consommables : cartes mémoire, batteries jetables, gaffer, vaisselle jetable, fluide à fumée — ils ne se gèrent pas dans le stock matériel mais dans l'onglet Charges.
• Pas de suppression hâtive : si un article est affecté à des événements passés, mieux vaut passer la quantité à 0 pour préserver l'historique plutôt que supprimer l'article.

« La règle simple : si l'article peut être réservé sur deux événements le même jour avec un risque de conflit, il va dans le stock matériel. Sinon, il va en charges. »

Semaine 3 : créer les types de prestations

Un type de prestation est une formule type. Bien défini, il accélère drastiquement la création d'événements et de devis. À renseigner :

1. Nom et description visibles client (ex. « Mariage Essentiel », « Reportage corporate journée », « Pack DJ + sonorisation »).
2. Prix de base HT et taux TVA de base.
3. Options créées dans l'onglet Options (nom, prix HT, taux TVA, type Option ou Autre, nature Prestation de services ou Livraison de biens). Vous pouvez les regrouper en catégories d'option.
4. Cocher les options par défaut à inclure sur ce type de prestation (présélectionnées mais désélectionnables sur le devis).
5. Matériel par défaut : articles + quantités automatiquement pré-affectés sur tout nouvel événement de ce type.
6. Chronologie type : étapes (titre, description, icône, heure indicative). Cette chronologie est copiée dans le questionnaire client à la création d'un événement de ce type.

Important : modifier un type de prestation n'a pas d'effet rétroactif sur les événements déjà créés. Un devis signé ne change pas tout seul. Vous pouvez donc ajuster vos formules au fil du temps sans casser l'historique.

Semaine 4 : importer les premiers clients et créer un événement complet

Quatrième semaine, place à l'opérationnel.

• Import des clients : sur Pro et Agency, l'import CSV charge en lot. Choisissez le type Particulier (champs optionnels conjoint, adresse) ou Professionnel (nom entreprise, SIRET et adresse obligatoires).
• Création des comptes de connexion : à la création d'un client, un email part avec un lien et un mot de passe initial à changer à la 1ère connexion.
• Premier événement complet : choisissez un type de prestation (auto-remplit prix, options et matériel), saisissez titre, date/heure début-fin, lieu, statut (Option, Confirmé, Réalisé, Annulé). Vérifiez la section Matériel (pré-affecté), la section Équipe (ajout de membres avec rôle et taux de commission par mission).
• Premier devis : depuis l'événement, cliquez sur « Enregistrer et créer un devis ». Tout est pré-rempli (client, lieu = adresse de réalisation, lignes = prix de base + options choisies, lien événement maintenu).

En parallèle, à tester

• Le bouton « Renvoyer les identifiants » sur un client de test : il régénère le mot de passe et invalide l'ancien immédiatement.
• Le PDF de devis : ouvrez-le, vérifiez les mentions légales, le SIREN, le taux de TVA, l'IBAN, la référence de paiement.
• Le basculement du régime TVA : passez de Franchise en base à Assujetti et observez l'effet sur le PDF (mention art. 293 B retirée, TVA calculée).
• L'espace client : connectez-vous comme votre client de test, ouvrez le devis, signez. La signature horodatée s'affiche dans votre interface prestataire.
• Le questionnaire client : ouvrez-le côté client. Les étapes copiées de la chronologie type sont là, ajustables.

Tableau : objectifs par semaine

Erreurs à éviter

• Vouloir tout configurer en 1 jour. C'est la meilleure façon de mal saisir un SIRET, oublier un taux de TVA, ou mal calibrer un type de prestation. Étaler sur 4 semaines évite ce piège.
• Oublier le SIRET avant la 1ère facture. Sans SIRET, le PDF ne porte pas la mention SIREN et n'est pas conforme.
• Créer un client Pro et essayer de facturer directement. Noxio bloque la création directe d'une facture pour un client professionnel et redirige vers la création d'un devis (que vous facturerez ensuite via votre PDP).
• Saisir le stock matériel à la grosse maille (« lot sono complet »). Le calendrier de dispo perd de l'intérêt.
• Mettre les consommables dans le stock matériel. Cartes mémoire, batteries, gaffer = onglet Charges, pas Stock.
• Modifier un type de prestation et s'attendre à voir les anciens événements changer. Pas d'effet rétroactif. Les événements déjà créés gardent leur état.
• Configurer la marque blanche en plan Pro. Logo, favicon, couleur, templates PDF, suppression mention Noxio sont réservés au plan Agency.

FAQ

Peut-on tester Noxio sans s'inscrire ?

Oui, une démo interactive est disponible sans création de compte depuis la page d'accueil. Le plan Starter (gratuit, 1 client / 1 événement) permet aussi de prendre en main avec ses vraies données.

Le plan Starter permet-il de tout configurer ?

Le Starter donne accès au dashboard et à la messagerie. Devis, factures, équipe, catalogue de prestations, import CSV, templates email et presets de relances sont sur Pro. La marque blanche est sur Agency.

Combien de membres d'équipe peut-on créer ?

5 membres maximum sur Pro. Illimité sur Agency.

Comment ajuster le rôle d'un membre sur une mission spécifique ?

Sur la fiche événement, dans la section Équipe, vous pouvez ajuster le rôle (second photographe, assistant vidéo, technicien lumière, serveur, animateur, régisseur…) et le taux de commission par mission, sans modifier le rôle par défaut du membre.

L'app iOS est-elle disponible ?

Une app iOS est en cours de développement avec les mêmes identifiants que la version web. Elle n'est pas encore disponible. Le web reste l'environnement principal en 2026.

Que se passe-t-il si je supprime un client par erreur ?

La suppression d'un client est irréversible : elle supprime aussi les événements liés et désactive le compte de connexion. Recommandation : conserver l'historique plutôt que supprimer.

En résumé

Un premier mois sur Noxio bien mené tient en quatre semaines : Mon Entreprise (SIRET, IBAN, régime TVA, templates), stock matériel (granularité fine, hors consommables), types de prestations (formules, options, matériel par défaut, chronologie type), et clients + premier événement complet avec devis émis. En parallèle, on teste l'espace client, la signature horodatée et le bouton « Renvoyer les identifiants ». Avec ce socle, l'usage quotidien démarre sans accroc et l'outil suit la croissance de l'activité.

Pour aller plus loin

• Noxio vs Excel : ce que perd un prestataire événementiel
• Gain de temps avec Noxio : prestataire événementiel 2026
• Devis automatique pour prestataires événementiels avec Noxio
• Noxio CRM prestataire événementiel : centraliser ses clients